IL QUADRO DI RIFERIMENTO
Il D. Lgs. 24/2023, recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (Decreto whistleblowing)”, si propone di garantire una tutela adeguata per coloro che segnalano comportamenti illeciti (cd. violazioni), preservando la loro riservatezza e proteggendoli da eventuali ritorsioni. La denuncia di tali violazioni contribuisce a rivelare situazioni dannose per l’amministrazione o l’ente di appartenenza e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo.
Le segnalazioni possono essere presentate mediante un “canale interno” attivato presso l’ente (art. 4 D.Lgs. 24/2023) o attraverso un “canale esterno” disponibile presso l’ANAC, utilizzabile solo in particolari circostanze, espressamente indicate dal legislatore (art. 7 D.Lgs. 24/2023). È prevista anche la possibilità di effettuare una “divulgazione pubblica” a determinate condizioni, per le quali si rimanda all’art. 15 del D.Lgs. 24/2023 e alle Linee Guida ANAC della delibera n. 311 del 12 luglio 2023.
IL WHISTLEBLOWER E GLI ALTRI SOGGETTI DEL SISTEMA DI WHISTLEBLOWING
Il soggetto che effettua una segnalazione (cd. whistleblower) è un individuo che porta alla luce informazioni riguardanti violazioni, acquisite nel contesto lavorativo. Questo include, oltre ai dipendenti, anche lavoratori autonomi, liberi professionisti, consulenti, collaboratori esterni, tirocinanti (retribuiti e non), e membri di organi di amministrazione, direzione, controllo o vigilanza. Per effettuare una segnalazione è necessario avere una relazione qualificata con l’ente in cui il whistleblower opera per motivi lavorativi o professionali, anche se in passato.
Oltre al whistleblower, nel sistema di whistleblowing è importante anche la presenza di altre figure, tra cui:
- Il facilitatore, cioè una persona che assiste il segnalante durante il processo di segnalazione, operando nello stesso contesto lavorativo e garantendo la riservatezza dell’assistenza fornita.
- Le persone legate da un vincolo affettivo o di parentela entro il quarto grado con il segnalante.
- I colleghi di lavoro che hanno rapporti frequenti con il segnalante nel medesimo ambiente di lavoro.
LA SEGNALAZIONE
La segnalazione deve riguardare comportamenti illeciti che violano normative nazionali o dell’Unione Europea e che compromettono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione, nel contesto dell’ente di appartenenza del segnalante. Le tipologie di comportamenti che possono essere segnalati sono stabilite all’art. 2 lettera a) del D. Lgs. 24/2023.
È fondamentale che la segnalazione sia dettagliata, in modo da permettere alle autorità competenti di effettuare una corretta analisi. Deve includere:
- Le circostanze temporali e locali in cui si è verificato il fatto;
- Una descrizione del fatto stesso;
- Le generalità o altri elementi identificativi del soggetto responsabile.
Se questi elementi mancano, la segnalazione verrà archiviata per incompletezza.
IL SISTEMA DI WHISTLEBLOWING IN SINERGOIT – CANALE INTERNO
Sinergoit ha implementato un canale di segnalazione (Clicca qui) per dipendenti e soggetti esterni, che gestisce le segnalazioni garantendo la riservatezza e la protezione del whistleblower e degli altri coinvolti.
Per inviare una segnalazione, il whistleblower deve prioritariamente utilizzare la piattaforma online.
SEGNALAZIONE ATTRAVERSO PIATTAFORMA INFORMATICA (SCRITTA)
L’accesso alla piattaforma è consentito sia a utenti registrati che a quelli non registrati (anonimi), tramite il seguente link: (Clicca qui).
Il sistema di whistleblowing è accessibile dal sito di Sinergoit nella pagina dedicata e nella sezione whistleblowing.
Sulla piattaforma, è possibile effettuare:
- Segnalazioni da utenti registrati: previa registrazione per ottenere le credenziali di accesso;
- Segnalazioni anonime: senza registrazione, utilizzando l’opzione “Invia segnalazione anonima”.
La piattaforma garantisce sempre la riservatezza del whistleblower, separando i dati identificativi dal contenuto della segnalazione, permettendo l’elaborazione in forma anonima e mantenendo la riservatezza durante la gestione della segnalazione.
A) Segnalazione da utenti registrati
Per registrarsi, il whistleblower deve ottenere username e password, seguendo le istruzioni fornite. Questa modalità consente di monitorare lo stato della segnalazione e di comunicare con l’OdV/RPCT attraverso la propria area riservata, garantendo la riservatezza secondo la normativa vigente.
B) Segnalazione anonima
Le segnalazioni anonime possono essere considerate purché siano dettagliate e contestualizzate. Queste segnalazioni sono trasmesse tramite la piattaforma utilizzando la modalità “Invia segnalazione anonima”. Anche in questo caso, l’utente può interagire con l’OdV/RPCT utilizzando un “codice della segnalazione” fornito automaticamente.
CANALE ESTERNO DI SEGNALAZIONE
Il whistleblower può effettuare una segnalazione esterna attraverso il canale istituito dall’ANAC se sussistono particolari condizioni, come:
a) La mancata attivazione del canale interno; b) Nessun seguito della segnalazione interna; c) Fondati motivi di ritenere insufficiente il seguito della segnalazione interna; d) Il rischio di ritorsioni o la presenza di un pericolo imminente per il pubblico interesse.
Per ulteriori informazioni sulla gestione delle segnalazioni esterne, visitare il sito di ANAC.
LE TUTELE E LE MISURE DI SOSTEGNO PER IL WHISTLEBLOWER
Il sistema di Sinergoit prevede misure per garantire la protezione del whistleblower, tutelandone l’identità e contrastando eventuali ritorsioni.
Tutela della riservatezza
L’identità del whistleblower e qualsiasi informazione identificativa non possono essere rivelate senza il consenso dell’interessato. Questa protezione rimane in vigore anche nelle comunicazioni con altre Autorità competenti, conformemente alle normative vigenti.
In specifiche situazioni, l’identità può essere rivelata solo previa comunicazione e consenso del whistleblower.
Tutela dalle ritorsioni
Il whistleblower non può subire atti ritorsivi o discriminatori in conseguenza della segnalazione effettuata. La definizione di ritorsione è ampia, comprendendo anche tentativi o minacce di atti che possano arrecare danno al segnalante.
Se il whistleblower o altri soggetti protetti ritengono di subire ritorsioni, devono segnalarlo esclusivamente all’ANAC tramite un modulo dedicato. Qualsiasi atto ritorsivo adottato da Sinergoit è nullo, inclusi licenziamenti o cambi di mansioni.
TRATTAMENTO E CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati personali irrilevanti per una segnalazione non vengono raccolti e, se accidentalmente acquisiti, vengono subito eliminati. Le segnalazioni e la documentazione ad esse collegate vengono trattate nel rispetto della privacy e delle normative vigenti. Questi documenti saranno conservati per un tempo massimo di cinque anni dalla comunicazione dell’esito finale della segnalazione.
